Le App per i cittadini

DOMANDA:
Il nostro Ente ha acquistato una applicazione per smartphone e tablet (APP) per favorire canali informativi nei confronti della cittadinanza. Questa APP permette anche l’invio di segnalazioni da parte dei cittadini che possono riguardare diversi ambiti tra cui la mancanza di illuminazioni, presenza di buche, mancata raccolta di rifiuti, ecc.. Tali segnalazioni si generano tramite invio di mail agli uffici comunali. Ci chiediamo quale sia il valore legale di tali comunicazioni ed in particolare se le stesse debbano essere acquisite al protocollo generale oppure se è possibile configurarle come mere “segnalazioni informali”.


RISPOSTA:
La principale questione sottesa al quesito posto concerne la corretta qualificazione di alcune comunicazioni che pervengono al Comune da parte dei cittadini. In particolare, si tratta di valutare quale sia la natura e il valore di tali comunicazioni e se le stesse debbano essere acquisite al protocollo generale oppure se sia possibile configurarle come mere “segnalazioni informali”. Il Comune, infatti, ha acquistato un’applicazione per smartphone e tablet, al fine di favorire canali informativi nei confronti della cittadinanza che permette l’invio di segnalazioni tramite mail agli uffici comunali da parte dei cittadini. Sulla base delle informazioni fornite, sembra che tali segnalazioni possano riguardare diversi ambiti (gli esempi proposti sono di segnalazioni relative alla mancanza di illuminazione, alla presenza di buche, alla mancata raccolta di rifiuti, ecc.). Ebbene, in via generale, si ritiene che non sussista una soluzione univoca rispetto al quesito posto poiché il valore legale delle comunicazioni e l’eventuale necessità di protocollazione risultano legate, non tanto alla forma mediante la quale pervengono all'amministrazione, quanto al contenuto delle stesse e alla modalità con cui il Comune decide di darvi seguito. In proposito, l’art. 53, comma 5, DPR n. 445/2000 prevede che "Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione". Di conseguenza, le comunicazioni potranno essere trattate come mere segnalazioni informali o come formali istanze/comunicazioni a seconda del contenuto, delle richieste rivolte all'amministrazione, della sussistenza o meno di un conseguente obbligo di attivarsi della stessa. In altre parole, alla luce di come verranno di volta in volta qualificate le comunicazioni, il Comune valuterà l’opportunità o meno della loro protocollazione. Com’è noto, d’altra parte, il protocollo è un servizio obbligatorio negli Enti pubblici che ha la funzione di gestire, sia in entrata che in uscita dall'organizzazione, tutte le scritture e documenti. È uno strumento dal duplice valore, giuridico-probatorio e gestionale. Sotto il primo profilo, sul registro di protocollo vengono trascritti progressivamente i documenti e gli atti in entrata e in uscita di un ufficio pubblico, attribuendo certezza ai momenti di arrivo/spedizione degli stessi; il valore gestionale, invece, è determinato dall’attività di classificazione del documento che consente il suo inserimento nel contesto del procedimento. Alla luce di quanto appena esposto, non si ritiene necessario protocollare delle mere segnalazioni informali mentre la protocollazione risulta fondamentale in altri casi. Fermo restando quanto appena esposto, è noto, comunque, che le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi per via telematica sono valide se rispettano le modalità e i crismi previsti dall’art. 65 D. Lgs. n. 82/2005 (CAD). Si consiglia, pertanto, i verificare anche il rispetto del sistema da voi utilizzato della disciplina di cui al comma 1 art. 65 CAD. - da www.ancitel.it

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